Seplura rät dazu, alle Microsoft Projekt Dateien regelmäßig in einem Fremdformat zum Beispiel als Microsoft Excel Arbeitsmappe zu speichern, damit im Fall der Fälle der Inhalt einer Projektdatei problemlos wieder hergestellt werden kann. Viele User wünschen sich Einblicke in die Funktionen MS Project to MS Excel und umgekehrt aus MS Excel wieder eine MS Project Datei zu erstellen.
Viele weiterte Tipps und Tricks erfahren Sie natürlich in unseren Microsoft Project Schulungen
Hintergrundwissen zum Dateiexport aus Microsoft Project bzw. Dateiimport in MS Project
Der Dateiexport und auch der Dateiimport erfolgt über sogenannte Schemata, die von Microsoft Project als Schemen bezeichnet werden. Microsoft Project wird mit einigen Standardschemen ausgeliefert. Die Schemen sind in der Global.mpt enthalten. Man kann auf die Schemen namentlich im Organisator (Klickweg: Datei –> Informationen –> Organisator –> Register Schemen) zugreifen, allerdings erkennt man hier nicht, welche Datenbankfelder in den Schemen enthalten sind.
Im Exportprozess lässt sich ein zuvor ausgewähltes vorhandenes Schema auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Man kann Felder bzw. Spalten, die in Microsoft Project genutzt werden, dem Exportvorgang hinzufügen und das Schema für zukünftige Exporte und Importe speichern.
Achten Sie in jedem Fall darauf, dass die Spalten Gliederungsebene, Vorgänger, etc. ausgewählt sind, um strukturelle Verluste zu vermeiden.
Probleme beim Dateiexport aus Microsoft Project bzw. Dateiimport in Microsoft Project
- Gesichert werden nur Werte, die für einzelne Vorgänge aktuell in Feldern bzw. Spalten ausgewählt, bzw. eingegeben wurden
- Nicht gesichert werden in Benutzerdefinierten Feldern hinterlegte Formeln oder Nachschlagetabellen.
- Beim Export von kommaseparierten Werten wie z.B. in Kostenfeldern wird der Wert teilweise falsch mit Dezimaltrennzeichen Punkt in Microsoft Excel übernommen; dies führt bei Import zurück zu Microsoft Project der Daten zu Datenverlust. Werte aus dem Feld %Abgeschlossen werden in MS Excel teilweise falsch interpretiert und sorgen bei Import zurück zu Microsoft Project ggf. für Fehlermeldungen. Es ist daher anzuraten, die Daten in MS Excel mit denen aus der Quelldatei zu vergleichen und ggf. in MS Excel zu korrigieren.
Dateiexport einer Microsoft Project Datei in eine Microsoft Excel Arbeitsmappe
Der Export wird über den Speichern unter Dialog eingeleitet:
- Datei –> Speichern unter –> Dateiname eingeben, Dateityp „Excel-Arbeitsmappe“ –> Speichern
- Der Export Assistent wird gestartet… –>Weiter
- Ausgewählte Daten –> Weiter
- Vorhandenes Schema (ist eine Zusammenstellung von Datenbankfeldern, die als Spalten bereitgestellt werden) –> Weiter
- „Exporttabelle“-Vorgangsschema –> Weiter
- Vorgänge, Exportieren mit Überschriften –> Weiter
- Prüfen der Felder, die exportiert werden sollen, ggf. Zeilen löschen, oder weitere Zeilen mit weiteren wichtigen Datenbankfeldern einfügen –> Weiter
- Bereinigtes, bzw. erweitertes Schema speichern… –> Ende
Vorhandene, gespeicherte „Schemas“ können über Datei –> Informationen –> Organisator*in –> Registerkarte „Schemas“ angezeigt werden.
Dateiimport einer Microsoft Excel Arbeitsmappe in Microsoft Project
Vor einem Dateiimport ist in der Microsoft Excel Datei zu prüfen, ob beim Export Kommata zu Punkt umgewandelt wurden.
Der Dateiimport wird über Datei –> Neu initialisiert
- Datei –> Neu –> (Mehr anzeigen) –>Neu aus Excel Arbeitsmappe
- Öffnen Dialogfenster wird angezeigt –> Umstellen des Dateityps von „xml“ auf „xlsx“ (unten rechts)
- Microsoft Excel Datei auswählen –> Öffnen
- Der Import-Assistent wird gestartet… –>Weiter
- Vorhandenes Schema –>Weiter
- Als neues Project –>Weiter
- Vorgänge, Importieren mit Überschriften –>Weiter
- Quelltabellenblattname (MS Excel Tabelle) –>Weiter
- Ende –> Zeigt die Werte aus MS Excel als Projekt an
Alternative Methode zur Sicherung von Daten aus MS Project in MS Excel
Anstelle ein Export/Import-Schema zu nutzen, können auch alle relevanten Spalten in der jeweiligen Ansicht von MS Project eingeblendet werden, um die Tabelle anschließend in die Zwischenablage zu kopieren und in MS Excel wieder einzufügen.
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