Wie ist es möglich, die E-Mail-Absender-Adresse eingehender Mails anzuzeigen? – Standardmäßig zeigt Microsoft Outlook im Posteingang in der Von-Spalte nur den Namen des Postfachs. Die E-Mail Adresse des Absenders wird nur dann angezeigt, wenn sie Bestandteil des Namens ist, oder wenn kein Name für das Postfach vergeben wurde.
Spamversender nutzen Namen bekannter Marken oder Hersteller – die im Hintergrund genutzte E-Mail-Adresse ist aber oftmals kryptisch, oder kommt von E-Mail-Anbietern, die ein kostenloses Postfach ermöglichen.
Der nachfolgende Tipp erklärt, wie man Microsoft Outlook dazu bringt, die E-Mails aller eingehenden Nachrichten (und bereits eingegangener Nachrichten) im Posteingang im Klartext anzuzeigen. Hierzu wird einfach eine neue Spalte mit Verweis auf ein internes Feld von Microsoft Outlook erstellt. Programmierung per VBA, oder die Installation von Add-Ins, oder die Installation von Vorlagen sind nicht notwendig. Gegebenenfalls ist es damit etwas leichter, Spam- oder Junk-E-Mails zu identifizieren.*
Seplura rät dazu, E-Mail-Adressen stets im Klartext anzeigen zu lassen
Natürlich sollte man, wie stets im Leben, wissen was man tut und natürlich ist man auch für seine Handlungen selbst verantwortlich – Seplura übernimmt keine Verantwortung für verloren gegangene Daten und/oder Fehlverhalten im Programm. Ggf. ist es sicherer, den Umgang mit Microsoft Outlook in einem Kurs zum Thema zu üben, bevor man den nachfolgenden Schritten folgt. Natürlich sollte man stets eine Sicherungskopie von allen Dateien machen und ggf. den Administrator, Vorgesetzten um Erlaubnis fragen, bevor man in Microsoft Outlook experimentiert.
E-Mail-Absender-Adresse eingehender Mails anzeigen:
- Öffnen Sie den Ordner, für den Sie das neue Feature „Anzeigen der E-Mail Absender-Adresse“ nutzen wollen
- Auf Register Ansicht wählen Sie den Befehl Spalten hinzufügen in der Gruppe Anordnung
- Im geöffneten Dialogfenster Spalten anzeigen klicken Sie mittig auf die Schaltfläche Neue Spalte…
- Im jetzt geöffneten Dialogfenster Neue Spalte geben Sie den Namen „E-Mail-Adresse“ ein (sollte der gewählte Name bereits vergeben sein, so erhalten Sie einen Hinweis; bei Typ wählen Sie „Formel“
- Es erscheint der neue Bereich Formel: tragen Sie hier [searchfromemail] ein. (Eckige Klammern geben Sie über die Tastatur mit Hilfe der alt gr – Taste und der 8, bzw. 9 Taste ein.)
- Bestätigen Sie das Dialogfenster Neue Spalte mit OK
- Die neu erstellte Spalte „E-Mail-Adresse“ wird im Dialogfenster Spalten anzeigen im Bereich Diese Spalten in dieser Reihenfolge anzeigen: unten angezeigt.
- Die Reihenfolge der Spalten kann in dem rechten Bereich per drag and drop, oder mit den Schaltflächen Nach oben, bzw. Nach unten verändert werden
- Bestätigen Sie die das Dialogfenster Spalten anzeigen mit OK
- Je nach Größe des gewählten Ordners (Anzahl der E-Mails) kann es einige Zeit dauern, bis die im Ordner befindlichen E-Mails wieder angezeigt werden – dann mit der neuen Information in der neuen Spalte „E-Mail-Adresse“
* Spamversender fälschen sogar oftmals Absender-Adressen, so dass auch bei bekannten E-Mail-Adressen ggf. Vorsicht geboten ist. Wenn Sie sich unsicher bei einer E-Mail sind, fragen Sie besser die Administration bevor Sie die E-Mail öffnen und/oder nutzen Sie geeignete aktuelle Schutzsoftware.