Projektkosten-Controlling in MS Excel für MS Project Projekte ohne Programmierung

Jan 232024
 

Bei einer Inhouse-Schulung zum Thema Bauprojektmanagement mit Microsoft Project für ein Architekturbüro in Frankfurt am Main Anfang 2024 wurde die Frage aufgeworfen, ob sich die beiden Microsoft Programme so verknüpfen lassen, dass ein Projektkosten-Controlling in MS Excel für MS Project Projekte ohne Programmieraufwand umsetzen lässt?

Das Architekturbüro nutzt bereits Microsoft Excel zu Projektkostenverwaltung und für das Projekt-Controlling. Da nicht alle Mitarbeiter im Haus Zugriff auf Microsoft Project haben, wäre eine Kostenabbildung und Kostenpflege z.B. von Stundensätzen von Ressourcen über Microsoft Excel viel kosteneffizienter.

Da dieses Beispiel für eine Schulung den Rahmen sprengen würde, die Möglichkeit Microsoft Project Daten über Microsoft Excel zu verwalten aber sehr interessant ist, möchten wir Ihnen diese Thematik auf diesem Wege näherbringen.

Beispiel Projektkosten-Controlling in MS Excel für MS Project Projekte

Sicherheitshinweis – Disclaimer:

Natürlich sollte man, wie stets im Leben, wissen was man tut und natürlich ist man auch für seine Handlungen selbst verantwortlich – Seplura übernimmt keine Verantwortung für verloren gegangene Daten und/oder Fehlverhalten in den Programmen oder auf den involvierten Computern. Ggf. ist es sicherer, den Umgang mit Microsoft Project in einem Kurs zum Thema zu üben, bevor man den nachfolgenden Schritten folgt. Natürlich sollte man stets eine Sicherungskopie von allen Dateien machen und ggf. den Administrator, Vorgesetzten um Erlaubnis fragen, bevor man in Microsoft Office experimentiert. Insbesondere sollte auch die Erlaubnis bei der Administration und der vorgesetzten Instanz eingeholt werden, ob man im Trust Center die Sicherheit von Microsoft Office herabsetzen, bzw. ausschalten darf.

Ausgangsvoraussetzungen:

Alle Dateien werden im selben Verzeichnis gespeichert. Die Dateien müssen sich nicht zwingend im selben Verzeichnis befinden, allerdings ist darauf zu achten, dass der Datei Pfad zwischen den Dateien nicht zu lang wird. Der Testrechner ist nicht mit dem Internet, oder Firmennetzwerk verbunden. Zur Verfügung stehen 8 GB Hauptspeicher, es ist Microsoft Windows 11, Microsoft Office 2019 Professional und Microsoft Project 2019 Professional installiert. Sowohl für Windows 11, als auch für die beiden Microsoft Office Programme wurden alle Updates eingespielt.

Voreinstellungen im Trust Center von Microsoft Excel:

Im Trust Center von MS Excel müssen für das Beispiel einige sicherheitsrelevante Grundeinstellungen geändert werden, die das Sicherheitsniveau von Microsoft Office auf ein Minimum reduzieren. Noch einmal weisen wir darauf hin, dass diese Einstellungen keinesfalls empfehlenswert sind und auf eigene Verantwortung erfolgen:

  1. In MS Excel: Datei –> Optionen –> Trust Center –> Einstellungen für das Trust Center… (Wenn die Schaltfläche ausgegraut erscheint, hat Ihre Administration vorgesorgt, dann können Sie hier aufhören zu lesen bis Sie ggf. die Administration davon überzeugt haben, dass Sie das Alles hier ganz dringend brauchen :-)
  2. In MS Excel: im Dialogfenster Trust Center –> Externer Inhalt:
    • Sicherheitseinstellungen für Datenverbindungen –> Alle Verbindungen aktivieren (nicht empfohlen)
    • Sicherheitseinstellungen für Arbeitsmappenverknüpfungen –> Automatische Aktualisierung aller Arbeitsmappenverknüpfungen aktivieren (nicht empfohlen)
    • Sicherheitseinstellungen für verknüpfte Datentypen –> Alle verknüpften Datentypen aktivieren (nicht empfohlen)
    • Sicherheitseinstellungen für dynamischen Datenaustausch (Dynamic Data Exchange, DDE) –> DDE-Serversuche aktivieren, DDE-Serverstart aktivieren (nicht empfohlen)

Anlegen der Dateien, Eingabe der Beispieldaten, Verknüpfung der Felder:

  1. Öffnen von Microsoft Project –> Leeres Projekt
  2. In MS Project: in der Ansicht „Gantt-Diagramm“ wird ein Vorgang „Beispielvorgang“ mit der Dauer 4 Tage angelegt
  3. In MS Project: Wechsel in die Ansicht „Ressource:Tabelle“
  4. In MS Project: Einfügen der Spalte „Kosten“ in die „Ressource:Tabelle“
  5. Anlegen einer Microsoft Excel Datei
  6. In MS Excel: Erstellen der Spaltenüberschriften für Spalte A in Zelle A1 „Mitarbeiter“, für Spalte B in Zelle B1 „Stundensatz“, für Spalte C in Zelle C1 „Mitarbeiterkosten“
  7. In MS Excel: Eingabe des Ressourcennamen „R“ in Zelle A2 und Eingabe des Stundensatzes „100“ in Zelle B2
  8. In MS Excel: Kopieren der Zelle A2 in die Zwischenablage (Rechte Maustaste auf Zelle A2 –> Kopieren)
  9. In MS Project: rechte Maustaste auf der ersten Zelle in der Spalte „Ressourcenname“ –> „Inhalte einfügen…“
  10. In MS Project: im Dialogfenster „Inhalte einfügen“ –> Verknüpfung einfügen (Auswahl auf der linken Seite) –> Als: „Textdaten“ –> OK –> „R“ wird in MS Project angezeigt
  11. in MS Excel: Kopieren der Zelle B2 in die Zwischenablage (Rechte Maustaste auf Zelle B2 –> Kopieren)
  12. In MS Project: rechte Maustaste auf der ersten Zelle in der Spalte „Standardsatz“ –> „Inhalte einfügen…“
  13. In MS Project: im Dialogfenster „Inhalte einfügen“ –> Verknüpfung einfügen (Auswahl auf der linken Seite) –> Als: „Textdaten“ –> OK –> „100,00 €/Std.“ wird in MS Project angezeigt
  14. In MS Project: Wechsel in die Ansicht „Gantt-Diagramm“ und Zuweisen der Ressource „R“ zum „Beispielvorgang“ z.B. über die Spalte „Ressourcennamen“
  15. In MS Project: Wechsel in die Ansicht „Ressource:Tabelle“ –> Spalte „Kosten“ zeigt hier die Gesamtkosten an, die „R“ verursacht. Dabei geht MS Project in den Standardeinstellungen davon aus, dass ein Arbeitstag aus 8 Arbeitsstunden besteht. „R“ verursacht also bei dem viertägigen „Beispielvorgang“ und einem Stundensatz von 100 Euro Kosten in Höhe von „3.200,00 €“
  16. In MS Project: rechte Maustaste auf der ersten Zelle in Spalte „Kosten“ mit Inhalt „3.200,00 €“ –> Zelle kopieren
  17. In MS Excel: rechte Maustaste auf Zelle C2 –> Inhalte einfügen…
  18. In MS Excel: im Dialogfenster „Inhalte einfügen“ –> Verknüpfen (Auswahl auf der linken Seite) –> Als: „Text“ –> OK –> ggf. zeigt MS Excel zunächst „#NV“ an, doch nach kurzer Wartezeit wird „3200“ in MS Excel angezeigt.
  19. Jetzt werden beide Dateien gespeichert.

Weitere Ressourcen werden nach gleichem Muster erfasst und die Felder werden Zelle für Zelle zwischen den Dateien verknüpft.

Datenpflege in der Microsoft Excel Datei – Mitarbeiternamen, Stundensätze

So lange beide Dateien geöffnet bleiben ist der Datenaustausch zwar teilweise langsam, aber er funktioniert. Wurden die Dateien geschlossen, ist für die Pflege der Daten über MS Excel eine exakte Arbeitsreihenfolge einzuhalten:

  1. Öffnen der MS Excel Datei öffnet automatisch auch das MS Project Programmfenster!
  2. MS Project zeigt (ggf. im Hintergrund) den Hinweis, dass Microsoft Project Links zu mehreren Datenquellen enthält, diese kann man aktivieren, tun Sie dies nur, wenn Sie der Quelle vertrauen. Klick auf „Ja“
  3. Microsoft Project zeigt für die involvierte Datei ein Info-Dialogfenster an, welches man mit Ja bestätigt.
  4. Wenn die beiden Hinweise von MS Project nicht in einer gewissen Zeit beantwortet werden, zeigt Microsoft Excel ein Dialogfenster an, welches auf eine OLE-Aktion hinweist, nach Klick auf OK ist die MS Excel Datei und ein leeres Microsoft Project Programmfenster geöffnet.
  5. Involvierte MS Project Datei öffnen: um die Daten in der MS Excel Datei zu aktualisieren, ist es notwendig die MS Project Datei manuell über das bereits geöffnete MS Project Programmfenster zu öffnen. Das gelingt erst, wenn zuvor das MS Excel Programmfenster durch Klick auf die Titelleiste aktiviert wurde.
  6. Jetzt können Aktualisierungen vorgenommen werden: Mitarbeitername und Stundensatz können aktualisiert werden.
    • Wird der Stundensatz in MS Excel geändert, dauert es, bis die Kostenspalte in MS Excel das neue Ergebnis ausgibt.
    • Wurde über MS Excel der Mitarbeitername geändert, sieht man die Änderungen in der Spalte Ressourcennamen in Ansicht „Gantt-Diagramm“ ebenfalls erst nach einer Wartezeit.
    • Die Zelle C2  in der Mitarbeiterkosten-Spalte zeigt in der Bearbeitungsleiste die Pfadinformation der Verknüpfung an. Die automatisch ausgegebenen Werte lassen sich problemlos überschreiben; hier ist also Vorsicht geboten, wenn die Verknüpfung nicht entfernt werden soll
  7. Damit die Daten sowohl in der MS Project Datei als auch in der MS Excel Datei richtig aktualisiert werden, sollte in MS Project die Ansicht „Ressource:Tabelle“ aktiviert werden
  8. Zuerst muss die Microsoft Project Datei gespeichert werden
  9. Nachfolgend kann die MS Excel Datei gespeichert werden
  10. jetzt können beide Dateien geschlossen werden

Datenpflege in der Microsoft Project Datei – Vorgangsdauer, Ressourcenzuweisungen

So lange beide Dateien geöffnet bleiben ist der Datenaustausch zwar teilweise langsam, aber er funktioniert. Wurden die Dateien geschlossen, ist für die Pflege der Daten über MS Project eine exakte Arbeitsreihenfolge einzuhalten:

  1. Öffnen der Microsoft Project Datei
  2. MS Project zeigt den Hinweis, dass Microsoft Project Links zu mehreren Datenquellen enthält, diese kann man aktivieren, tun Sie dies nur, wenn Sie der Quelle vertrauen. Klick auf „Ja“
  3. Microsoft Project zeigt für die involvierte Datei ein Info-Dialogfenster an, welches man mit Ja bestätigt.
  4. In MS Project kann die Ressourcenzuweisung in der Ansicht Gantt-Diagramm geändert werden, die Dauer der Vorgänge kann geändert werden – beides führt dazu, dass die Kosten-Spalte in MS Excel aktualisiert wird.
  5. Wird die Ressourcenzuteilung in MS Project über die Spalte Ressourcennamen entfernt, zeigt die Kostenspalte in Excel  „0“ an.
  6. In der Ansicht „Ressource:Tabelle“ in MS Project scheint es, als ob man den Namen von Ressourcen einfach ändern kann. Hier können unterschiedliche Fälle auftreten:
    • Markieren der Zelle mit dem Ressourcennamen, Klick auf die Entf-Taste auf der Tastatur zeigt ein Dialogfeld, welches darauf hinweist, dass dieses Feld verknüpfte Daten enthält. Das Dialogfeld fragt „Wollen Sie mit dem Löschen der gesamten Verknüpfung fortfahren?“ – die Antwort wäre vermutlich die Schaltfläche Nein – die Verknüpfung bleibt erhalten, Ja, die Verknüpfung wird gelöscht
    • Markieren des Zellinhalts, oder Cursor zeigt in Zelle Einfügemarke, oder Eingabe eines neuen Namens und Verlassen der Zelle zeigt das selbe Dialogfeld. Ein Klick auf Nein schließt das Dialogfeld zwar, aber der neu eingegebene Name, oder der bisherige Name sind weiterhin blau markiert, so dass jetzt mit der Esc-Taste abgebrochen werden muss.
  7. Nachfolgend kann die MS Project Datei gespeichert werden
  8. die MS Project Datei kann geschlossen werden.

Fazit

Das Vorhaben, Daten automatisch zwischen Microsoft Excel und Microsoft Project zu synchronisieren, darf durchaus als ambitioniert bezeichnet werden. Die Herabsetzung von sicherheitsrelevanten Einstellungen im Trust Center ist generell nicht empfehlenswert und sollte nur nach Rücksprache und nach Implementierung anderer Sicherheitssysteme erfolgen. Das Prozedere bei Aktualisierungen erscheint sehr kompliziert. Ein Praxistest muss zeigen, ob das System unter Realbedingungen mit vielen weiteren Ressourcen und ggf. weiteren verknüpften Feldern in noch annehmbarer Zeit stabil funktioniert. Alternativen gibt es z.B. über den Einsatz des Microsoft Project Servers.